E-Mails sind produktiv, sparen Zeit und machen Ihr Leben leichter? Ja, wenn Ihre Mitarbeiter lernen, wie sie mit elektronischen Nachrichten umgehen. Die Realität in vielen Unternehmen ist aber eine andere. Seröse Studien zeigen, dass Mitarbeiter mehr als eine Stunde pro Tag verlieren, weil sie überflüssige Nachrichten bearbeiten müssen. Sitzungsprotokolle, technische Abläufe, Adresslisten, Kundenmemos – es mangelt nicht an Ideen für quälende und meistens überflüssige Informationsanlässe. Fragwürdig daran ist nicht nur, dass solche Nachrichten uns die Zeit stehlen. Viel schwerer ins Gewicht fällt aber die Alibi-Attitude, die der Absender gern mit dieser Art der Kommunikation verbindet:
„Ich hatte Ihnen doch die Information gegeben. Lesen Sie denn meine Nachrichten gar nicht?“
Wer permanent durch E-Mails gestört wird, steckt in einer vergleichbaren Situation wie ein Dauerläufer, der ständig in seinem Rhythmus unterbrochen wird, weil sich sein Schuhband lockert. Oder wie ein Klavierspieler, der immer wieder aus seinem Stück gerissen wird.
Der Mensch passt sich diesen Widrigkeiten an. Das Gehirn hat sich schon darauf eingestellt, vor allem kurzfristig zu funktionieren. Zum Speichern hat das intelligenteste Wesen auf dem Erdball den Computer entwickelt. Und der soll es nun richten.
Längst arbeiten Computerfirmen daran, Programme zu entwickeln, die einen E-Mail-Nutzer wieder in Ruhe arbeiten lassen. Schreibt er gerade auf seiner Tastatur? Telefoniert er gerade? Ist er also aufnahmebereit für den Empfang einer E-Mail? Solche Informationen lassen sich natürlich elektronisch verwerten. Aber welche Maschine will entscheiden, ob eine Nachricht relevant ist für den Nutzer oder nicht?
Einen ganz anderen Weg geht die Stiftung Produktive Schweiz mit einem Internetkalkulator für den produktiven Umgang mit E-Mails. Der Nutzer muss sieben Fragen zu seinem persönlichen Umgang mit elektronischen Nachrichten beantworten. Dann bekommt er sehr schnell vorgerechnet, wie viel Arbeitszeit er durch unsachgemäßen Umgang mit E-Mail-Kommunikation verliert.
Ein Beispiel: Der Mitarbeiter Bernhard Huber verwendet am Tag 90 Minuten für das Schreiben von E-Mails. Er verfasst allerdings Nachrichten, die von den Empfängern nicht immer gut verstanden werden. Er schätzt, dass 60 Prozent der E-Mails, die er bekommt, geschäftlich relevant für ihn sind. Im Umgang mit dem E-Mail-System sieht er sich selbst als Profi. Pro Tag verschickt er jeweils 20 Nachrichten an externe und an interne Personen. Dabei arbeitet er regelmäßig mit 25 Menschen zusammen.
Das Programm errechnet für Herrn Huber ein Produktivitätspotential von 268 Stunden pro Jahr. Das heißt also umgerechnet, dass er an jedem Tag 73 Minuten seiner Arbeitszeit sparen könnte. Dazu müsste er seine Anwenderkenntnisse verbessern und vor allem „bessere Methoden des E-Mail-Managements“ einsetzen, sagt die Stiftung.
73 Minuten gewonnene Zeit – jeden Tag! Wieviel Geld würden Unternehmen in Maschinen investieren, um derartige Produktivitätssprünge zu erreichen? Der Umgang mit E-Mails ist erlernbar. In unserem Seminar „E-Mail-Marketing“ am 13. Januar in Iserlohn lernen Sie, wie Sie erfolgreich und effizient mit elektronischen Nachrichten umgehen. Weitere Informationen erhalten Sie unter mediainstitut-iserlohn.de.