„Bitte entschuldigen Sie diese lange E-Mail. Ich hatte keine Zeit für eine kürzere.“ Die Kunst in der E-Mail-Kommunikation besteht darin, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden – und komplizierte Themen einfach und klar zu übermitteln.
Hier einige wichtige Grundregeln
Achten Sie auf den richtigen Ton: E-Mails schlagen manchmal eine Stimmlage an, die beim Empfänger nicht immer nur Freude auslöst. Elektronische Nachrichten sind nur eingeschränkt in der Lage, Emotionen so wiederzugeben, dass keine Missverständnisse entstehen.
Setzen Sie nicht sofort Fristen: Überlegen Sie genau, ob es notwendig ist, ein Ultimatum zu setzen.
Verfassen Sie eine aussagekräftige Betreffzeile: Machen Sie direkt am Anfang klar, warum Ihre Nachricht für den Empfänger relevant ist.
Verwenden Sie eine fehlerfreie Sprache: Bemühen Sie sich, Punkte, Kommata und Rechtschreibung richtig einzusetzen.
Achten Sie auf Namen und Adressen: Vergewissern Sie sich, ob Sie die richtigen Adressaten gewählt haben. Und achten Sie immer auf die korrekte Schreibweise von Namen.
Bleiben Sie höflich: E-Mails sind Briefe. Es gibt keinen Grund, in einer elektronischen Nachricht auf menschliche Umgangsformen zu verzichten.
Verzichten Sie auf Gruppendiskussionen: Entwickeln Sie ein Gefühl dafür, den Meinungsaustausch effizient zu halten. Gruppendiskussionen können schnell einen Schneeballeffekt entwickeln.
Wägen Sie Aktion und Reaktion ab: Ist die Nachricht geschrieben und versandt, starten sie damit einen Prozess, dessen Folgen Sie nicht immer absehen können.
Verzichten Sie auf Anweisungen in der Nacht: E-Mail ist kein Instrument, das Stress auslösen soll.
Gehen Sie mit Kopien gezielt, aber moderat um: Empfänger in CC oder BCC zu setzen, erhöht die Transparenz. Es kann bei unsachgemäßer Behandlung aber auch Ausdruck eines übertriebenen Kontrollzwangs sein.
Halten Sie den Verteilerkreis überschaubar: Dehnen Sie nicht ungehemmt den Kreis Ihrer Adressaten aus.
Löschen Sie alte Texte: Wenn Sie E-Mails beantworten, senden Sie nicht alle Inhalte vorangegangener Mails mit. Dies würde ansonsten unnötig den Mailverkehr ausdehnen.
Missbrauchen Sie E-Mails nicht als Waffe: Die E-Mail ist kein Medium, mit dem Menschen diffamiert werden dürfen.
Halten Sie Ordnung in Ihrem Postfach: Sorgen Sie für Struktur. Sortieren Sie die eingehenden Mails. Vergeben Sie Prioritäten, damit Sie diese Nachrichten sauber bearbeiten können.
Verzichten Sie auf Abkürzungen: Vollständig formulierte Sätze sind immer ein Ausdruck von Respekt. Wer nur noch Kurzformen verwendet, signalisiert seinem Gegenüber, dass die Zeit nicht gereicht hat, um ganze Sätze zu verfassen.
Schreiben Sie verständlich: Bauen Sie dem Empfänger Ihrer Nachrichten keine zu hohen sprachlichen Hürden auf.
Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche: Unterscheiden Sie Wichtiges von Unwichtigem. Kommen Sie auf den Punkt. Schreiben Sie keine langen Aufsätze, um ein winziges Problem zu erörtern.